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Pour faire face au volume croissant d’informations échangées par les entreprises, il est indispensable d’utiliser les bons outils en terme d’échange de données. A ce titre, les applications permettant les transferts de fichiers assurent à l’entreprise un contexte de sécurité et de traçabilité dans le transfert de ces données. Ceci est la base pour plus de confort et de sécurité dans les relations de l’entreprise avec ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires.
Le risque pour une entreprise qui ne dispose pas de solution adaptée pour le transfert de fichier est de se laisser dépasser par les volumes, passant ainsi à côté d’informations et d'opportunités. Une réelle perte de temps est occasionnée lorsque les expéditeurs ne sont pas certains que leur fichier a bien été reçu, voire même selon les volumes ne sont plus sûrs d'avoir effectivement transmis le document... Afin d’éviter cette ses situations, un outil de transfert de fichiers assurant sécurité et traçabilité des données est primordial en entreprise.
La sécurité et la confidentialité dans le transfert fichier en entreprise ne peuvent être assurées que par un outil spécialisé dans l'échange de fichiers dans un contexte sécurisé. Cela concerne aussi bien la connexion en elle-même, qui doit être sécurisée par un mode de cryptage par exemple, que par le mode de fonctionnement. Il faut que l’application de transfert de fichiers utilisée ait été développée en mettant en œuvre les moyens nécessaires pour éviter, par exemple, que les messages puissent être interceptés.
Le transfert de fichiers doit passer par un système dont l’environnement est sécurisé au sens large et assure la confidentialité des documents transmis. Cela est d’autant plus important lors de l’envoi de documents professionnels tels que des contrats, des devis, des propositions commerciales, des enregistrements audio et video.
La traçabilité du transfert fichiers en entreprise est l’historique qui permet de conserver une trace des échanges de fichiers entre les expéditeurs et les destinataires d’une ou plusieurs entreprises. Une entreprise qui utilise un logiciel de transfert de fichier peut s’assurer qu’un suivi efficace et sécurisé des transferts est effectué. Elle est alors garantie de mieux gérer ses flux d’informations, de savoir de façon exacte quels fichiers ont été envoyés, quand, à qui et combien.
L’utilisation d’une application de transferts de fichiers permet à son utilisateur en entreprise de vérifier que le fichier qu’il a envoyé est arrivé en temps et en heure entre les mains du destinataire. Cela assure la possibilité de suivre un nombre important d'envois de fichiers à différents destinataires. Il est indispensable que l’application de transfert de fichiers concerve une historique détaillé de chaque transfert. Ce qui permet à l’utilisateur par la suite de savoir, envoi par envoi,qui a reçu ou non les fichiers.
Transmettre ses documents via une solution professionnelle et sécurisée donne une image de sérieux à ses clients et collaborateurs. Le fait de vérifier si les destinataires ont reçus ou non les fichiers est nécessaire dans le but de faciliter le suivi des échanges de données. Avoir une information vérifiée vis-à-vis de ses interlocuteurs (clients, partenaires, fournisseurs) permet d’être en mesure d’affirmer qu’un fichier a été effectivement envoyé et reçu en précisant le moment. Cela évite des malentendus liés aux transmissions d’informations.
Lorsqu’une entreprise veut envoyer un contrat à un client, l’enjeu est important et il est primordial de s’assurer que le client a reçu correctement le contrat.
Un logiciel de transfert de fichier ou une application en ligne spécialisé dans le transfert de fichier permet alors de s’assurer rapidement de la date de l’envoi d’un fichier, de s’assurer que la personne à qui est envoyé un fichier compte bien parmi les destinataires et enfin s’assurer que le fichier a bien été téléchargé.
Le fait de concerver une trace de chaque mouvement de transferts de fichiers du côté de l’expéditeur et du récepteur des données confère un gain de temps aux deux parties. Cela permet d’éviter, par exemple, des échanges téléphoniques pour vérifier si un fichier a bien été envoyé et reçu.
Les outils spécialisés du marché proposant taçabilité et sécurité dans les transferts de fichiers en entreprise sont plus ou moins performants et adaptés.
Le courrier électronique par email n’est pas adapté au transfert de fichier. En utilisant les pièces jointes aux e-mails comme méthode de transfert de fichier, l’expéditeur n’est pas certain que le document a bien été reçu par le destinataire.
En effet, en envoyant un e-mail, il est possible de demander la réception d'un accusé de réception à l'envoi, mais le fait de recevoir un accusé de réception ne garantie pas que le fichier joint a bien été reçu et de surcroît en bon état. L’accusé de réception confirme simplement que le destinataire a lu le mail, c'est-à-dire le message qui accompagne le fichier. De plus il n’est pas systématique de renvoyer l’accusé de réception après lecture d’un mail.
Le fait d’avoir une application spécialisée dans le transfert de fichiers, gérant toute la chaîne de la transmission, permet à l’outil de vérifier à la base si le destinataire a téléchargé ou non un fichier. De plus, l’accusé de réception, délivré par une application spécialisée confirme, lui, la réception du fichier et non pas du message sur l’ordinateur du destinataire.
De la même façon, le FTP ne donne pas les informations permettant de s’assurer que les destinataires ont réellement reçu et téléchargé un fichier. Il n’y a pas de retour d’information détaillé comme on peut avoir avec une application spécialisée de transfert de fichiers en ligne.
Pour répondre au besoin de traçabilité, l’application de transfert de fichier doit être simple d’utilisation pour tous, aussi bien pour l’émetteur que le destinataire, sans nécessiter de connaissances techniques particulières. La simplicité d’utilisation de l’application passe par l'ergonomie de l'interface et des fonctionnalités claires. L’application doit répondre aux attentes des utilisateurs pour le transfert de fichiers sans proposer une multitudes d'options inutilisées qui peuvent rendre complexe la prise en main et l'utilisation du logiciel de transfert de fichier.
Les très nombreux échanges par e-mails ne permettent pas de répondre au besoin de la traçabilité des transferts de fichiers. Dans une masse d’informations de plus en plus importante, pour optimiser la fluidité des transferts de fichiers, il faut que le flux d’échanges de fichiers soit dédié exclusivement aux transferts de données, géré par une application extérieure aux flux e-mails par exemple dans lesquels déjà beaucoup de messages publicitaires et d’offres commerciales ralentissent les envois ainsi que leur lecture.
Dans le cas d’applications, tel que FTP, si le destinataire à qui on désire envoyer un fichier ne sait comment le télécharger, car le FTP nécessite l'installation d'un logiciel parfois difficile à prendre en main, cela signifie qu’il faudra adapter le système d’envois de fichiers selon les destinataires. Transmettre les fichiers par mails pour certains, par FTP ou une autre solution pour d’autres. Un outil unique se révèle plus adapté pour assurer la traçabilité des échanges. Cet outil central permet également de mesurer le volume de données échangé par l’entreprise. Ceci permet à l’entreprise, de savoir combien de transferts ont été effectués dans le mois, de savoir combien de fichiers ont été envoyés et à destination de combien de destinataires.
S'équiper dès aujourd'hui est nécessaire pour toute entreprise, afin de gérer au mieux ses transferts de fichiers, ses échanges de données, d’opter pour une solution spécialisée qui lui permettra d’optimiser ses flux d’informations avant d'être dépassée. Ce challenge de canalisation de l’information est celui d’aujourd’hui et de demain avec l’augmentation constante des volumes d’information. Ne pas se laisser dépasser par le nombre de transferts de fichiers et être capable de rendre fluide ces échanges de données, c’est également faire preuve d’adaptation, condition sine qua non pour rester compétitif et réactif dans son activité.
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